Складской документооборот занимает в деятельности сотрудников большое количество времени. Для приема товара, его учета, перемещения, отгрузки, осуществления инвентаризации необходимо ведение соответствующей документации (накладные, УПД/ТОРГ-1 и пр.), перечень которой включает в себя (даже по самым скромным подсчетам) более 10 наименований документов.
Добиться максимально эффективного использования рабочего времени, оптимизации учета складской продукции можно с помощью систем автоматизации документооборота на складе.
Цели автоматизации складского документооборота
Форма и виды складского учета законодательно не регламентированы. Каждый собственник складской продукции – в зависимости от вида товаров, объемов оборота и т.п. – может самостоятельно выбирать способ учета материальных ценностей. Поэтому форма и виды складского учета, а также необходимый перечень документов, каждым субъектом бизнеса определяются самостоятельно на основе внутренних локальных нормативных актов (приказов, распоряжений, должностных инструкций и пр.).
Однако современный рынок и бизнес-процессы требуют максимально эффективного использования временных ресурсов при совершении сделок. Этого позволяет достичь ЭДО – электронный документооборот. Выгодным дополнением к ЭДО является автоматизация документооборота в складских помещениях.
Какие цели достигаются применением автоматизации документооборота на складе?
- Существенная экономия времени. Формирование документов по древней классической схеме (с использованием текстовых редакторов или даже возможностей MS Excel) – это атавизм, вчерашний день. В современном бизнесе важна оперативность, которую можно достичь, применяя автоматизированный электронный документооборот, например, «1С:Торговля и Склад».
- Экономия офисного пространства. Хранение отчетной документации в бумажном варианте, особенно на складах с большой проходимостью продукции, требует специализированной инфраструктуры и значительного пространства для размещения мест хранения. Электронный документооборот не требует большого пространства.
- Сокращение количества ошибок и опечаток. Базы данных, на основе которых работает складской ЭДО, не допустит ошибки в подсчетах, а имеющиеся шаблоны документов – опечаток.
- Улучшение сохранности документации. Бумажные носители информации имеют обыкновение теряться или приходить в негодность из-за воздействия внешней среды (протечки систем водоснабжения, повышенной влажности, пожара и т.п.). Сохранность информации в электронном виде значительно лучше своего бумажного аналога.
- Полная автоматизация некоторых складских процессов. Благодаря автоматизации документооборота на складе отдельные процессы практически не требуют контроля и человеческого участия (например, контроль за сроком годности продукции, изготовление этикеток, распечатка штрих-кодов, ценников и т.п.)
Виды автоматизированного складского документооборота
Сегодня в наличии имеются несколько десятков специализированных программных и программно-аппаратных комплексов, технологий, сервисов, позволяющих организовать автоматизацию документооборота на складе.
К ним, в первую очередь, относятся цифровые продукты, созданные известными IT-компаниями для массового потребителя, например: ПО 1С, технология RFID, сервис WMS («Мой склад») и т.д.
Кроме того, каждый субъект бизнеса имеет возможность создать или заказать создание собственного (локального) программно-аппаратного комплекса, с учетом специфики бизнес-процессов, складской логистики, потребного перечня документов и т.п.
Функции автоматизированного документооборота на складе
Функции автоматизированного складского документооборота заключаются в:
- автоматической генерации складских документов на основе имеющейся базы данных;
- формировании системы контроля выполнения задач, оповещения, уведомления о необходимых складских операциях, действиях;
- создании четкой и наглядной системы складского трекинга.
Одной из важнейших функций является интеграция складского документооборота с иными системами, технологиями и сервисами на складе и в организации. Это позволит избежать конфликтов и потери времени при внутренней кооперации и коммуникации.
Значение автоматизации складского документооборота
Автоматизации документооборота позволяет участникам бизнес-процессов:
- экономить время, необходимое для осуществления практически всех складских операций;
- сократить количество персонала, выполняющего функции складских работников;
- экономить средства, необходимые для оплаты труда работников;
- избежать ошибок при ведении складского учета и оформления документов (приходных, инвентаризационных, закрывающих и др.);
- практически исключить вероятность потери документации и/или ее уничтожение;
- экономить офисное пространство за счет использования не реальной, а электронной (цифровой, виртуальной) документации.
Таким образом, эффективность бизнеса во многом связана с эффективностью складской логистики и складскими операциями. Именно автоматизация складского документооборота позволяет этого добиться.
Компания ПрофЛогистик предлагает комплекс услуг, связанных со складским хранением и учетом товаров, а также внедрение системы автоматизированного документооборота на складе. Это позволит сотрудникам склада экономить время на рутинных операциях и использовать его для выполнения более значимых и актуальных задач.
